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Wie Du Mails schreibst, denen niemand widerstehen kann

 
Viele Dinge haben sich in unserem Berufsleben verändert. Wie wir Arbeitsplätze bekommen, die Werkzeuge, die wir verwenden, die Rollen, die beliebt sind. Aber es gibt eine Sache, die konstant geblieben ist und weiterhin konstant bleiben wird:

Beziehungen
Beziehungen sind immer noch die Triebfeder wie Profis die Jobs bekommen, die sie wollen, wie die Top-Vertriebsmitarbeiter den Rest ihres Teams übertreffen, und wie Unternehmer ihre Unternehmen finanziert und zum abheben kriegen. Diese Beziehungen entstehen nicht von irgendwo. Es bedarf einer guten, professionellen Vernetzung.

Was ist der absolut beste erste Berührungspunkt, um zu networken?
Twitter? Zu unpersönlich und teilweise auch zu laut
LinkedIn? Nachrichten werden einfach gelöscht.
Kaltanruf? Du wirst ignoriert.
Netzwerkveranstaltungen? Zu teuer und überfüllt.

Die Antwort: E-Mail ist immer noch der vorherrschende Kanal zum Netzwerken.
91% der Berufstätigen überprüfen ihre E-Mail täglich. Die meisten Netzwerk-E-Mails bleiben aber hinter den Erwartungen zurück.

In diesem Artikel findest Du einen Leitfaden, um Emails abzusenden, denen (nahezu) niemand mehr widerstehen kann. Dabei geht es mir im Schwerpunkt um die Netzwerk-Emails, beispielsweise an Unternehmer, Geschäftsführer oder Investoren.

 

5 Schritte für Netzwerk-Mails

Die Email ist immer noch eine der besten Möglichkeiten des Netzwerkens, auch wenn das Mailing ein wenig laut geworden ist. Das Stichwort hierzu ist „SPAM“. Das bedeutet dementsprechend mehr Aufwand, wenn Du ernsthaft mit einer anderen Person den ersten Netzwerk-Schritt per Mail angehen willst. Fünf Schritte helfen Dir, strukturiert und nicht zu früh aufgebend an das oft unterschätzte Tool Email zu gehen.

1. Research

2. Aufwärmen

3. Verbinden

4. Die Bitte

5. Follow Up

Dabei geht es mit diesem Leitfaden weniger um eine große Masse an Kalt-Mails, sondern eher darum, die Chancen zu erhöhen, nachhaltige und wertige Beziehungen entstehen zu lassen. Ganz besonders wichtig ist dies gerade im Traction Kanal Business Development.
Geh’n wir doch gemeinsam durch jeden Schritt im Detail und anschließend an ein paar Vorlagen und Ideen, die Du für Deine tägliche Arbeit verwenden kannst.

1. Research

Dieser Schritt ist wichtig, wenn auch oft übergangen. Hier geht es darum, etwas über die Person, die kontaktiert werden soll, herauszufinden. Also über Interessen, mögliche Probleme, die Art wie die Person kommuniziert. Dies stellt das Fundament für das weitere Vorgehen dar.

> Finde die Email-Adresse heraus (oder erhalte ein Intro)

Dort wo es möglich ist, versuche ein Intro zu erhalten, also ein gemeinsamer Bekannter, der Dich der gewünschten Person vorstellt. Das ist oftmals aber nicht so einfach oder die andere Person ist einfach in Bereichen unterwegs, in denen Du eben noch nicht bist. Dann heißt es, die Mail-Adresse herauszufinden.
Bitte: Sende keine Mail an eine generische Adresse wie info@unternehmen.com . Die Zeit und den Aufwand kannst Du Dir gleich sparen. Ich hab’s getestet .

Ein kleines Tool im Google Spreadsheet Format kannst Du dafür gerne nutzen.
 

Wie Du die Mail-Adresse Deines nächsten wichtigen Kontaktes herausfindest?

Hol Dir das Tool als smarte Ergänzung zu diesem Beitrag.

Kostenlos
Funktional als Google Spreadsheet

 
Mir hat es viel Zeit erspart und bereits gute Netzwerk-Kontakte ermöglicht. Die manuelle Alternative ist es, die Email-Struktur des zu adressierenden Unternehmens zu verstehen. In der Regel hat der CEO gemäß dem gleichen Muster eine Email-Adresse wie seine Angestellte aus der Personalabteilung.

 

Finde heraus, wo Deine Zielperson Online aktiv ist

Das Online-Leben Deiner Zielperson reicht manchmal Jahre lang zurück und ist evtl. auch tagesaktuell. Schau Dich doch mal auf Twitter, LinkedIn, Xing oder auf dem eigenen Blog der Person um.

Dann kannst Du noch ein wenig tiefer einsteigen, indem Du in einer Suchmaschine Deiner Wahl suchst:

Vorname + Nachname + [Social Media Deiner Wahl]

Von Vorname + Nachname

Vorname + Nachname + Website/Blog

Verstehe die Interessen

Sieh Dir Posts, Tweets und die Profile an, um die Probleme, Herausforderungen und Interessen Deiner Zielperson herauszufinden.

Hier ein paar Tips für existierende Social Media Plattformen

Twitter
- Schau nach gestellten Fragen. Das deutet auf Dinge hin, an denen Deine Zielperson interessiert ist oder Unterstützung benötigt(e). Auf diese Weise kam ein Gründer mit dem Geschäftsführer von Uber zusammen und erhielt im späteren Verlauf eine Millionen-Finanzierung.
- Schau nach Tweets über persönliche Dinge wie Sport, Hobbies etc.
- Welche Typen von Artikeln oder Links teilt Deine Zielperson?

Quora / Reddit / Gutefrage
- Welche Fragen hat Deine Zielperson gestellt oder welcher ist sie gefolgt?
- Welche Fragen hat sie beantwortet? Das gibt einen Hinweis, wofür sich Deine Zielperson interessiert.
- Wie sieht das Profil auf diesen Plattformen aus?

Facebook
- Oftmals sind die Profile für jemanden, der nicht vernetzt ist, nur eingeschränkt zugänglich. Ein Blick auf den Info-Tab kann nicht schaden, weil Du so Städte, vorige Arbeitgeber, Uni oder ähnliches herausfindest. Auch Events oder Fotos sind manchmal sichtbar.

Xing/LinkedIn
- Die offensichtlichste Information ist das Profil und der Blick auf die Unternehmen und Rollen, welche die Person vorher hatte.
- Oft übersehen wir aber die „Zusätzliche Info“ am Fuß des Profils, wo gerade Interessen und ähnliche Insights zu finden sind.
- Welche Inhalte hat die Person geteilt oder veröffentlicht. Für welche Fähigkeiten wurde sie/er schon ausgezeichnet?
- Auf welche Schulen ging die Person? Bist Du vielleicht sogar ein Alumnus der gleichen Schule?

Persönliche Website / Blog
- Das ist natürlich ein Glücksfall, aber nicht unmöglich. Wenn die Person eine eigene Website betreibt und diese noch regelmäßig aktualisiert, findest Du Infos, die sonst schwer zu bekommen sind.
- In der About / Über mich Seite werden häufig Vorlieben oder weniger lieb gewonnene Teile geschildert.

Unternehmens-Website
- Hier findest Du in der Regel die Rolle, aber auch für welche Position, die gerade zu besetzen ist, sie neues Personal benötigen.

 

2. Aufwärmen

Falls die Person nicht auf einem existierenden Social Media Netzwerk aktiv ist, dann überspringe diesen Schritt. Falls doch, dann erhöhst Du Deine Chancen um ein Vielfaches, wenn Du Dich bereits hier vernetzt.
Menschen öffnen ganz einfach Emails häufiger und leichter von anderen Menschen, deren Namen ihnen schon mal etwas sagen.

Deine Aufgabe in dieser Phase: Sieh zu, dass Deiner Zielperson Dein Name bekannt erscheint, bevor Du ihre Mailbox adressierst.

So geht’s:
Auf Twitter/Xing/LinkedIn…
- Folge der Person
- Stelle eine Kontaktanfrage (Besonderer Tip: Immer mit einer ganz kurzen Nachricht im Stil „Hallo NAME DER PERSON, ich freue mich auf Deine/Ihre Kontaktbestätigung und einen interessanten Austausch mit Ihnen. Beste Grüße DEIN NAME")
- Retweete Nachrichten, in denen sie erwähnt werden
- Antworte auf offene Fragen, welche die Person stellt
- Teile einen Link, der ähnlich zu dem interessierten Bereich Deiner Zielperson ist.

Wie viele Aktionen Du durchführen solltest, bevor Deine Email raus geht? Wie so häufig, es kommt darauf an. Aber eine Sache kannst Du Dir merken. Je mehr Deine Zielperson um die Ohren hat, desto mehr solltest Du im Vorfeld arbeiten. Andernfalls kann es leicht passieren, dass aus Deinen Approaches nur einer oder gar keine überhaupt wahrgenommen wird.

3. Verbinden

Hier sendest Du die erste Email. Du wirst wahrscheinlich denken, es ist gar nicht die Email, um die es geht. Ein ganz natürliches Verhalten von uns Menschen ist es, gleich zu der Bitte überzugehen, also der Sache, die Du eigentlich möchtest. Das ist so, wie wenn Du direkt beim ersten Date landen willst. Auch das passiert relativ selten ;-). Das Ziel in diesem Schritt ist es, eine Antwort zu erhalten und die Person zu motivieren.

Die drei Schlüssel-Elemente sind

#1: Überspringe die Einleitung

Sehr oft starten wir mit etwas ähnlichem wie:
„Hallo Christian, ich heiße André Wehr und bin der hart arbeitende Gründer [...].“
Lass es direkt bleiben. Das schreit förmlich nach einer kalten Email und Deine Zielperson wird sich gar nicht damit mehr beschäftigen. Verschwende nicht Deine Zeit damit, um den heißen Brei herum zu reden. Spar Dir das für später oder nutze einfach eine super aussagekräftige Email-Signatur.

#2: Schmeichle dem Ego

Das Ego bzw. die Wertschätzung ist eine der Kern Komponenten aus Maslows Bedürfnis-Pyramide. Wir Menschen antworten bevorzugt auf andere Menschen, die uns diesen Schritt erfüllen. Schon als Kinder werden wir dazu erzogen, darauf zu antworten, wenn wir ein Kompliment erhalten.
Dafür gibt es ein paar mögliche Wege:
- Erwähne die Person in Verbindung mit einem bekannten Markennamen
- Beziehe Dich auf die Person als „Leader“, „Experte“, oder ein anderes mächtiges Wort.
- Berichte, dass Du die Arbeit der Person mit anderen geteilt hast (natürlich nur, wenn Du es auch tatsächlich getan hast)
- Berichte, wie sie einen wichtigen Impact für Dein Leben/Dein Arbeiten hatte
Tip 1: Spezifisch sein: „Ich mochte Deinen [spezifischen Artikel], er hatte einen riesigen Einfluss auf unsere jetzige Strategie.“ Anstatt „Ich mag Deinen Blog.“
Tip 2: Nicht übertreiben.

#3: Bring Wert (und bitte noch nicht um etwas)

Hier kommt der schwere Teil. Halte Dich davor zurück, um irgendetwas zu bitten und stattdessen versuche Wege zu finden, Wert in die Kommunikation zu bringen.

Hier kommt die Regel der Gegenseitigkeit von Robert Caldini zum Tragen. Wir alle fühlen uns quasi dazu verpflichtet, etwas zurückzuzahlen, wenn Dir etwas gegeben wird.

Wenn Dir das im Hinterkopf bleibt, dann sind hier ein paar Möglichkeiten, wie Du Wert in Deine Mail fügst:
1. Teile das Unternehmen, Produkt oder Content Deiner Zielperson mit anderen über existierende Plattformen oder Medien.
2. Erwähne die Person in einem Deiner Artikel.
3. Teile einen hoch qualitativen und hilfreichen Artikel oder ein Buch zu einem Thema zu einem Problem oder Interesse Deiner Zielperson. Noch besser ist es, wenn Du eine Version direkt an sie sendest.
4. Stelle die Person jemandem vor, den sie bereichernd findet. Das kann jemand in ihrer Branche sein, ein möglicher Kandidat für eine zu besetzende Stelle oder eine Person, die besonderes Wissen auf dem interessierten Gebiet hat.
5. Gib der Person Feedback zu ihrem Produkt, ihrem Unternehmen oder der Arbeit.
6. Teile Fehler auf der Website, in Emails, dem Produkt oder ähnlichem, was Du herausgefunden hast. Wichtig: Das sollte hilfreich anstatt arrogant rüber kommen.
Tip: Tracke die Mail, so dass Du auch weißt, ob, wo und wie oft Deine Mail geöffnet wird. Diese Kennzahl ist gerade dann wichtig, wenn Du eigentlich wissen willst, wieviel Du für die Kunden Akquise ausgibst. Einen Artikel zur Berechnung der Customer Acquisition Costs findest Du hier.

 

4. Die Bitte

Hier geht es los. Der Moment, auf den Du gewartet hattest. Jetzt kannst Du die Person darum bitten, worum es Dir eigentlich geht. Auch dabei kannst Du ein paar Dinge beachten, um Deine Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen.

#1: Die Größe

Je länger Deine Nachricht, um so wahrscheinlicher wird sie auch direkt gelöscht. Halte Deine Mail so kurz wie möglich. Falls es länger werden sollte, dann führe nicht so viele Absätze aus. Sieh zu, dass Deine Mail leicht verdaulich wird, indem Du auf Stichpunkte herunterbrichst. Wirf alles aus der Mail raus, das Du nicht gerade zum Abheben benötigst.

#2: Eine Email, ein Ergebnis

Halte die Nachricht ganz besonders fokussiert. Sobald Du um viele Dinge bittest, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Du gar nichts erhältst. Bitte um eine Sache, die Du auch wirklich möchtest.

#3: Werde spezifisch

Erstelle Deine Bitte so spezifisch wie nur möglich. Nach etwas ganz generischem zu fragen bedeutet letztlich Arbeit für Deine Zielperson und dadurch auch schnellem Löschen aus dem Posteingang. Auch wenn es um die Zeit geht, dann sei spezifisch damit, aber nichts versprechen, was Du nicht halten kannst in der Form „wir werden nur 10 Sekunden benötigen, versprochen!“.

#4: Kleine Bitten, dann größere Bitten

Denke darüber nach, was es für Dein Gegenüber an Aufwand bedeutet, Deiner Bitte nachzukommen. Je kleiner und spezifischer Deine Bitte ist, um so wahrscheinlicher, dass ihr auch entsprochen wird. Sobald Deine Beziehung zu der Zielperson sich weiter entwickelt, kannst Du auch um anderes bitten.

#5: Arbeite für sie

Je weniger Aufwand es für Deine Zielperson bedeutet, um so wahrscheinlicher wird sie auch Deiner Bitte nachkommen. Also komme der Person so weit wie möglich bereits bei Deiner Mail entgegen. Vergleiche mal folgende Beispiele:

a) „Wann und wo könnten wir uns mal für eine halbe Stunde treffen?“
b) Wie funktioniert bei Ihnen der nächste Dienstag/Mittwoch/Donnerstag um 15:00 Uhr in Ihrem Büro?“
Möglichkeit a) bedeutet, Deine Zielperson muss sich wahrscheinlich mehr als einmal mit Dir abstimmen, um einen Termin und Ort zu finden. Gleich gelöscht.
Für Möglichkeit b) sieht Deine Zielperson in den Kalender und kann direkt einer Möglichkeit zustimmen.

#6: Richtiges Timing

Alle Schritte von oben berücksichtigt. Jetzt kann Dich eigentlich nur noch das Timing von Deiner Zielperson abhalten. Menschen sind zu bestimmten Zeiten des Tages mehr und zu anderen weniger zugänglich, was ihr Mail-Postfach angeht.
Statistiken zeigen, dass Emails am Abend zu versenden, Deine Chancen deutlich erhöht, dass Du eine Antwort erhältst. Zwei Gründe dafür:

1. Wenn Deine Email unter deiner großen Anzahl Nachrichten ist, die eine Antwort erfordern, dann wird sie wahrscheinlich nicht oder später beantwortet. Was ist das Erste, das Du morgens in Deinem Postfach siehst? Eine Menge ungelesener Mails, die Antworten erfordern.
2. Die meisten Mails werden innerhalb einer Stunde nach dem Absenden gelesen. Daher überlege, wann Deine Zielperson am wahrscheinlichsten und am ungestörtesten an seiner Inbox sitzt. Mittagszeit, nach Hause pendeln, Abendessenszeit sind alle schlecht.
Tip: Wenn Du dich mit der Person triffst, finde persönliche kleine Infos raus. Geht sie in den Urlaub, hat sie einen Launch anstehen, hat die Person Familie, was sind die Interessen und Herausforderungen? All das wird gerade in der Follow Up Phase noch wichtig sein.

5. Follow Up

Es gibt zwei Fälle, um eine Folge-Mail zu senden.

A) Follow Up weil Du keine Antwort erhalten hast

Viele Menschen, wenn sie keine Antwort erhalten haben, fühlen sich irgendwie schuldig und schreiben der anderen Person nie mehr. Genau deshalb solltest Du eine Folge-Nachricht senden. Damit bist Du anders als der Rest. Du bist ernsthaft mit dem was Du tust.
Auf der Seite Deiner Zielperson erzeugt ein Follow Up auch ein wenig Schuldgefühl, weil sie Dir nicht geantwortet hatte.

B) Follow Up nachdem Deiner Bitte entsprochen wurde

Tiefe und effektive Beziehungen bauen sich über mehrere Interaktionen auf. Das wird in der heutigen Zeit oftmals vergessen, wo über Xing und LinkedIn nahezu jeder Dein Konakt werden kann.
Hier solltest Du einen Weg finden, die Beziehung zu vertiefen, da genau dadurch auch ausführlichere Bitten möglich sind.
Wie gehst Du beim Follow Up vor und wie am Besten nicht:
Schlechtes Beispiel: „Hallo Christian, es ist schon eine Weile her. Wie läuft es bei Dir derzeit?“
Wie sollte die Zielperson Dir auf diese sehr allgemeine Frage antworten?

1. Verwende einen „Trigger“
Wenn Du die Person getroffen oder gesprochen hast, dann hast Du wahrscheinlich einen kleinen Informations-Happen von ihr erhalten, was ihr Leben so angeht. Auch aus der Research Phase hast Du die ein oder anderen Teile. All das bringt Dir die Grundlage für interessantere Folge Mails als eine allgemein gehaltene Frage.

2. Werde spezifisch
Hast Du schon ein Thema? Schierer Umfang und Breite macht es extrem schwer. Also sei spezifisch.

3. Sei weiterhin hilfsbereit und wertschöpfend
Setze wieder mit den Taktiken aus der Verbindungs-Phase an. Es ist einfach in der menschlichen Natur, dass wir andere mögen, die anderen helfen.

4. Danke der Person
Wenn die Person Deiner Bitte nachgekommen ist, dann bedanke Dich dafür erneut. Es zeigt doch ganz einfach, dass Du sie wertschätzt.

 

Ausblick

Die Email ist lange nicht tot, auch wenn viele Menschen ihren Wert unterschätzen. In Kürze wirst Du einen Artikel speziell zu Tips und Tricks von Betreff-Zeilen und Signaturen lesen können.

Hier nochmal die Erinnerung an das kleine wirkungsvolle Tool, um im Schritt 1 die Mail-Adresse Deiner Zielperson herauszufinden.

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André Wehr
André Wehr
Als Gründer und Unternehmer erlebe ich täglich, wie wichtig Traction ist. Sie macht den Unterschied zwischen einer ganz netten Idee und einem lebensfähigen Unternehmen.

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